Bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải đối diện với khối tài liệu chất đống trong công ty? Tìm kiếm tài liệu thô đã “ngốn” quá nhiều thời gian của bạn? Vậy hãy scan tài liệu thành file PDF để giải quyết tất cả các vấn đề đó!

Scan tài liệu sang file PDF là gì?

Thế nào là scan tài liệu?

Scan tài liệu là quy trình quy đổi các tài liệu thô như : sách vở, văn bản, hình ảnh, …, thành file được tàng trữ trên điện thoại và máy tính. Quá trình này trọn vẹn ngược lại với việc bạn photocopy dữ liệu ( bản mềm ) thành bản cứng. Scan được triển khai khi người dùng có nhu yếu tàng trữ hoặc san sẻ tài liệu giấy hoặc hình ảnh ở dạng thô .
cach-scan-tai-lieu-thanh-file-pdf-tren-may-tinhTrước thực trạng quá tải tài liệu, hồ sơ giấy, scan đã trở thành một giải pháp được sử dụng thoáng rộng trong các tổ chức triển khai, doanh nghiệp. Đặc biệt, những file PDF được cho phép người dùng xem văn bản dưới dạng slideshow cũng như san sẻ thuận tiện hơn qua Internet .

Trong thời đại công nghệ, các thiết bị điện tử được xem là “vật bất ly thân” của người dùng hiện đại. Quá trình theo dõi, nghiên cứu tài liệu số đã trở thành xu hướng tất yếu đối. Vì vậy, scan tài liệu thành file PDF chính là giải pháp hữu hiệu nhất để đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Công dụng của scan tài liệu sang file PDF

Giữ gìn tài liệu quan trọng

Scan tài liệu sang file PDF nghĩa là bạn đã số hóa tài liệu tàng trữ của mình. Quá trình này giúp những tài liệu quan trọng được giữ gìn và bảo tồn lâu hơn. Bạn sẽ tránh được các thực trạng lạc mất hoặc làm hỏng tài liệu. Môi trường số hóa cung ứng một khoảng trống to lớn, giúp bạn tự do tàng trữ hồ sơ, tài liệu hoặc các bản hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp .
cach-scan-tai-lieu-thanh-file-pdf-tren-may-tinh

Độ bảo mật cao

Scan tài liệu thành PDF được cho phép bạn setup mã truy vấn vào các tập tin. Chỉ những người được san sẻ mới có quyền xem tài liệu của bạn. Tính năng này bảo vệ độ bảo đảm an toàn thông tin cho người dùng. Bên cạnh đó, hình ảnh scan được tàng trữ dưới dạng PDF có tính bảo mật thông tin rất cao trải qua chữ ký số .

Tiết kiệm chi phí

Khối lượng tài liệu giấy khổng lồ buộc doanh nghiệp phải kiến thiết xây dựng thêm kho tàng trữ rất tốn kém. Trong khi đó, scan tài liệu sang PDF không nhu yếu điều đó. Tất cả tài liệu của bạn sẽ được tàng trữ trong một kho “ vô hình dung ”, giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí được nhiều ngân sách hơn .

Tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn

“ Kho ” tàng trữ tài liệu ảo giúp bạn sắp xếp tài liệu khoa học và trực quan hơn. Nếu muốn tìm kiếm một tài liệu nào đó, bạn chỉ cần truy vấn vào “ kho ” và tìm kiếm tài liệu theo tên hoặc ngày. Thông qua các thao tác đơn thuần, bạn đã hoàn toàn có thể truy vấn tài liệu nhanh gọn .
Bên cạnh đó, 1 số ít máy scan tích hợp công nghệ tiên tiến văn minh cung ứng năng lực truy vấn tài liệu từ xa. Nhờ đó, người dùng hoàn toàn có thể tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải xuất hiện tại công ty .
cach-scan-tai-lieu-thanh-file-pdf-tren-may-tinh

Cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính

Trước tiên, bạn cần liên kết máy tính và thiết bị scan trải qua USB hoặc liên kết không dây qua mạng Internet. Mỗi thiết bị scan sẽ có năng lực liên kết khác nhau, vì thế bạn cần lựa chọn loại sản phẩm tương thích với máy tính thao tác của mình .

Bước 1: Đặt tài liệu cần chuyển sang file PDF vào máy scan

Bước 2: Truy cập vào Start ở dưới góc trái màn hình -> Nhập Fax and Scan -> Chọn Windows Fax and Scan

Bước 3: Tại góc trái cửa sổ Fax and Scan -> Nhập New Scan

Bước 4: Chọn Scanner để kiểm tra máy scan tương thích

Bước 5: Để chọn loại tài liệu phù hợp, tại khung lựa chọn -> Nhập Profile -> Chọn một trong hai lựa chọn sau: Photo hoặc Documents

Bước 6: Để chọn loại máy scan, tại khung lựa chọn -> Nhập Source -> Chọn một trong hai lựa chọn sau:

  • Feeder: Scan tài liệu thông qua khây nạp giấy, có khả năng scan văn bản thành một tập tin PDF
  • Flatbed: Scan tài liệu bằng cách mở nắp thiết bị scan để đặt giấy vào

Bước 7: Click vào Scan bên dưới cửa sổ để văn bản được scan lên máy tính -> Chọn File -> Print -> Microsoft Print to PDF -> Print

Lưu ý: Nếu bạn không thấy lựa chọn Microsoft Print to PDF, hãy chuyển sang chế độ scan dữ liệu thành tập tin trên máy tính rồi chuyển ảnh sang PDF.

Bước 8: Nhấp vào thư mục bên trái cửa sổ để chọn thư mục lưu thích hợp

Bước 9: Đặt tên cho tập tin PDF tại File Name

Bước 10: Click Save để lưu dữ liệu đã quét theo định dạng PDF trong thư mục đã chọn

Top 3 phần mềm scan tài liệu thành file PDF trên máy tính

Phần mềm PDFelement

Đây là ứng dụng tương hỗ tính năng scan tài liệu sang PDF chuyên nghiệp được nhiều người sử dụng. PDFelement cung ứng một số ít tính năng điển hình nổi bật như :

  • Truy cập và chỉnh sửa văn bản, hình ảnh
  • Chèn, bổ sung nhận xét văn bản, hình ảnh
  • Hỗ trợ tính năng chèn chữ ký vào file PDF

cach-scan-tai-lieu-thanh-file-pdf-tren-may-tinh

Ưu điểm

  • Sở hữu giao diện trực quan, đơn giản, dễ sử dụng
  • Bổ trợ đầy đủ các thao tác bao gồm: chỉnh sửa trực tiếp, xem, cắt, chèn, bổ sung, chèn chữ ký, liên kết,… vào file PDF
  • Có khả năng ghép nhiều bản PDF thành một file hoàn chỉnh
  • Người dùng được phép đặt mật khẩu cho file
  • Có thể xoay các trang trong file PDF theo mong muốn
  • Hỗ trợ tạo Header, Footer cho file PDF

Hạn chế

  • Là phần mềm có tính phí
  • Nếu sử dụng tính năng miễn phí, các trang PDF sẽ bị gắn watermark

Phần mềm Not Another PDF Scanner 2

Đứng top 2 các ứng dụng tương hỗ scan tài liệu thành file PDF là Not Another PDF Scanner 2. Phần mềm có năng lực tạo ra các bản PDF trực quan, thích mắt. Bên cạnh đó, Not Another còn tương hỗ nhiều định dạng khác như : JPEG, PNG, tTIFF, …
cach-scan-tai-lieu-thanh-file-pdf-tren-may-tinh

Ưu điểm

  • Có khả năng điều chỉnh độ phân giải, độ sáng, độ tương phản của hình ảnh
  • Trích xuất được nội dung thông qua chức năng OCR
  • Hỗ trợ chuyển sang file văn bản để chỉnh sửa dễ dàng hơn
  • Thay đổi ngôn ngữ giao diện trên cửa sổ chính của phần mềm
  • Hệ điều hành Windows được sử dụng miễn phí

Hạn chế

  • Công cụ hỗ trợ không quá đa dạng

Phần mềm Advanced Scan to PDF Free

Advanced Scan to PDF Free cũng là sự lựa chọn tuyệt vời mà bạn nên xem xét. Phần mềm phân phối các tính năng mưu trí giúp quy trình scan tài liệu hiệu suất cao hơn .
cach-scan-tai-lieu-thanh-file-pdf-tren-may-tinh

Ưu điểm

  • Phần mềm hỗ trợ hoàn toàn miễn phí cho các hệ điều hành
  • Quét tài liệu thành file PDF để lưu trữ và chia sẻ dễ dàng hơn
  • Cho phép người dùng tùy chỉnh kích thước, vị trí hình ảnh trong file
  • Hỗ trợ nhiều định dạng khác nhau như: JPG, GIF, PNG, BMP,…, thành file PDF
  • Thêm mật khẩu hoặc chữ kỳ vào tài liệu PDF mình đã tạo

Hạn chế

  • Giao diện dễ gây nhầm lẫn với người mới sử dụng

cach-scan-tai-lieu-thanh-file-pdf-tren-may-tinhScan tài liệu thành file PDF là một trong những bước tiến quan trọng nhất khi doanh nghiệp bạn đã và đang hướng đến công cuộc quy đổi số. Vậy thì còn chần chừ gì nữa mà không góp vốn đầu tư ngay một máy scan chất lượng và một ứng dụng tương thích nhất cho doanh nghiệp của mình .

FAQs về cách scan tài liệu thành file PDF

Thế nào là file PDF?

PDF (viết tắt của cụm từ Portable Document Format) được phát triển bởi Adobe Systems. Đây là định dạng tập tin văn bản được sử dụng phổ biến như Word (DOC). PDF hỗ trợ các văn bản dạng thô có cùng font chữ, hình ảnh, âm thanh cũng như các phương tiện đi kèm khác.

Scan tài liệu thành file PDF trên điện thoại được không?

Câu vấn đáp là “ Có ! ”. Hiện tại có 1 số ít ứng dụng tương hỗ người dùng scan tài liệu sang PDF trải qua điện thoại .

Các lỗi thường gặp khi scan tài liệu thành file PDF là gì?

Trong quá trình scan tài liệu, bạn có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến như:
– Tài liệu cần scan bị kẹt
– Thiết bị scan hoạt động quá công suất, bị nóng và tỏa nhiệt
– Hình ảnh sau khi scan có vết hằn bánh xe
– Tài liệu PDF bị nhòe, không nét, sau màu, sai kích thước,…
– Thiết bị scan không kết nối được với máy tính
– Thiết bị scan bị ngừng hoạt động khi đang scan
– ….

Công dụng của các thiết bị scan là gì?

Hiện nay, các thiết bị scan xuất hiện ngày càng nhiều trên thị trường, cung cấp các tính năng hiện đại và tối ưu nhất. Một số công dụng của thiết bị scan có thể kể đến như:
– Khắc phục tình trạng sai sót hoặc mất tài liệu trong quá trình chia sẻ, cập nhật thông tin chính xác hơn
– Những máy scan hiện đại hỗ trợ scan trên email hoặc các ứng dụng chia sẻ tài liệu
– Thúc đẩy năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm tài liệu thô
– Dễ dàng khôi phục và sao lưu các dữ liệu đã bị mất

Mọi vướng mắc và góp ý tương quan, xin sung sướng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn cụ thể hoặc Fanpage để update những thông tin mới nhất nhé !
Tinh gọn quy trình tiến độ – chạm đỉnh lệch giá – Tino Group tự tin sát cánh cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình dài quy đổi số !

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

  • Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Tổng đài miễn phí: 1800 6734
  • Email: info@tino.org
  • Website: www.tino.org

Leave a Reply

Your email address will not be published